Exact Financials

Debiteuren- en crediteurenadministraties voeren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u debiteuren- en crediteurensubadministraties voert. Voordat u dergelijke administraties kunt voeren, moet u alle stamgegevens hebben aangemaakt die vereist zijn voor consistente subadministraties, zoals categorieën, landen, talen en aanspreektitels.

U hebt een systeem nodig voor crediteuren- en debiteurenbewaking om het tijdsbestek in de gaten te houden tussen de dag waarop een vordering ontstaat en de dag waarop ze wordt betaald. Een vordering kan het gevolg zijn van de verkoop van goederen of diensten, of van de aankoop van goederen of diensten. Om deze vorderingen te analyseren, zijn er voor subadministraties verscheidene overzichten beschikbaar, zoals overzichten van openstaande posten en ouderdomsanalyses. De subadministraties kunnen ook verkoopinformatie geven.

Procedure

Het voeren van debiteuren- en crediteurenadministraties omvat de volgende procedures:

• Facturen invoeren: Dit staat elders beschreven. Zie Facturen voor debiteuren en crediteuren invoeren.
• Ontvangen/verrichte betalingen invoeren: Dit staat elders beschreven. Zie Kas- en bankboekingen invoeren.
• Openstaande posten controleren: Het is belangrijk uw openstaande posten regelmatig te controleren. Hierdoor voorkomt u grote aantallen vorderingen wegens achterstallige betaling. De ouderdom van de openstaande posten kunt u analyseren met behulp van ouderdomsanalyses.
• Debiteuren en crediteuren analyse: De debiteuren en crediteuren analyse geeft u een overzicht van alle verkopen en inkopen die in uw onderneming plaatsvinden.

Openstaande posten controleren

Een vordering die eenmaal in de boeken is vastgelegd, staat vanaf dat moment bekend als een 'openstaande post'. Openstaande posten worden bijgehouden in de debiteuren- en crediteurensubadministraties. U dient ze op gezette tijden te controleren, om ervoor te zorgen dat:

• de openstaande posten op tijd worden betaald,
• de kredietlimieten niet worden overschreden.

De subadministraties voor debiteuren en crediteuren geven ook informatie over betalingsgedrag. U kunt ook informatie betreffende afspraken met debiteuren en crediteuren opvragen.

• Omdat debiteuren- en crediteurenoverzichten grotendeels identiek zijn, worden alleen de debiteurenoverzichten beschreven.

Openstaande posten controleren

Exact Financials bevat verscheidene functies om openstaande posten te controleren. Om een beeld te krijgen van alle openstaande posten per debiteur, kunt u het volgende overzicht gebruiken:

• [Debiteuren, Openstaande posten] Dit is een overzicht van de huidige openstaande posten, met andere woorden van die openstaande posten die nog niet of slechts gedeeltelijk zijn betaald.

Saldilijsten

De saldilijst toont per gekozen debiteur het saldo. Zo kunt u snel nagaan welke debiteuren hun kredietlimiet hebben overschreden en welke bedragen u in totaal kunt verwachten:

• [Debiteuren, Saldilijst] Deze saldilijst is gebaseerd op de huidige openstaande posten.

Indien u een overzicht van transacties, betreffende een reeks van debiteuren wilt zien, gebruik dan het volgende overzicht. Alle geselecteerde boekingen worden getoond, onafhankelijk in welk dagboek ze zijn ingevoerd:

• [Debiteuren, Mutatieoverzichten] U kunt het overzicht gesorteerd krijgen op datum of op boekstuknummer.

Debiteurenkaarten

U kunt alle mutaties voor één debiteur opvragen via [Debiteuren, Debiteurenkaarten] Dit overzicht tonen historische informatie over debiteurenmutaties. Hierdoor kunt u het betalingsgedrag van uw debiteuren analyseren. U kunt de debiteurenkaarten ook opvragen in vreemde valuta. Met dit overzicht bepaalt u de waarde van de openstaande posten van uw debiteuren of controleert u de resultaten van een herwaardering.

Telefoonselectie

• Deze functies worden nergens anders in de documentatie beschreven.

De telefoonselectie is een combinatie van de andere debiteurenoverzichten. U kunt de informatie alleen op het scherm raadplegen. De telefoonselectie is met name handig als u snel debiteureninformatie nodig hebt, bijvoorbeeld wanneer een debiteur u belt.

Voor de geselecteerde debiteuren kunt u afspraken, notities en acties die u moet ondernemen vastleggen in 'Notities' voor de gekozen openstaande posten in 'Posten'. Om notities over openstaande posten op te vragen, klikt u in het overzicht op 'Notities''.

Notities en afspraken opvragen voor een debiteurentraject

• [Debiteuren, Openstaande posten] Om afspraken of notities bij openstaande posten te bekijken
• [Debiteuren, Notities openstaande posten] Om een lijst met te nemen acties bij openstaande posten te bekijken

Een ouderdomsanalyse van openstaande posten uitvoeren.

Met de functies voor de ouderdomsanalyse rangschikt u openstaande posten op hun ouderdom. Zie Ouderdomsanalyse. Bepaal eerst controleperioden voor de ouderdomscategorieën in [Bestand, Administratiegegevens, Financiële instellingen], op tabblad 'Subadmin'.

Gebruik de volgende functie om een ouderdomsanalyse uit te voeren:

Met de historische ouderdomsanalyse kunt u een ouderdomsanalyse uitvoeren voor een bepaalde datum in het verleden. Openstaande posten of betalingen die na deze datum zijn ingevoerd, worden daarin niet opgenomen.

Omdat alle genoemde overzichten in wezen gelijk zijn, worden alleen [Debiteuren, Openstaande posten] en [Debiteuren, Saldilijst] beschreven.

Debiteuren/Crediteuren analyse

De functionaliteit debiteuren en crediteuren analyse kan worden gebruikt om een overzicht te hebben over wat er is gebeurd met uw debiteuren en crediteuren in uw bedrijf in een bepaalde periode. Het overzicht toont u bijvoorbeeld de gemiddelde doorlooptijd van uw facturen. Het kan handig zijn deze analyse aan het eind van het jaar af te drukken en de lijst dan te bewaren bij uw facturen. Als u informatie wilt hebben over een bepaalde factuur, dan kunt u eerst kijken of het overzicht u de benodigde informatie verschaft. Als dit het geval is, dan hoeft u niet in uw map met facturen de juiste te zoeken. Het overzicht toont u ook het saldo per debiteur/crediteur in een bepaalde periode.

Zie ook:

• [Debiteuren, Debiteuren analyse]
• [Crediteuren, Crediteuren analyse]

Finance Manual > Inhoud > Debiteuren- en crediteurenadministraties voeren